Inboeken Verkoopfacturen Last updated: 2020-04-29


Inboeken verkoopfacturen kan in de boekhoudmodule via Ingave > Verkoopfacturen



Zoals elk programma dat u opent in Omnisoft 3, wordt "Ingave verkoopfacturen" gepresenteerd in de zoek mode. U kan zoeken op volgende velden :

  • Factuurnummer : geeft u een bestaand nummer in, dan wordt de factuur zoals u deze boekte gepresenteerd. Enkel de facturen die nog niet verwerkt zijn in een definitieve BTW-aangifte kan u corrigeren. Geeft u een onbestaand factuurnummer in, dan wordt u een lijst gepresenteerd vanaf het volgende bestaande nummer.

  • Klantnummer : toont de factuur die op deze klant geboekt werd. Zijn er meerdere, dan wordt een lijst gepresenteerd, gesorteerd op dagboek en documentnummer.

  • Documentdatum, boekingsdatum of betalingsdatum : toont de factuur die op deze datum geboekt werd. Zijn er meerdere, dan wordt een lijst gepresenteerd, gesorteerd op dagboek en documentnummer.

  • Interne referentie : toont de factuur die met deze referentie geboekt werd. Zijn er meerdere, dan wordt een lijst gepresenteerd, gesorteerd op dagboek en documentnummer.

  • Referentie leverancier : toont de factuur die met deze referentie geboekt werd. Zijn er meerdere, dan wordt een lijst gepresenteerd, gesorteerd op dagboek en documentnummer.

  • OGM : indien het ogm nummer bestaat wordt de betreffende factuur getoond. Zijn er meerdere, dan wordt een lijst gepresenteerd gesorteerd op het ogm-nummer en met de focus op de lijn die volgt op het ingegeven ogm-nummer.

  • Bedrag BM : toont de factuur die met dit bedrag geboekt werd. Zijn er meerdere, dan wordt een lijst gepresenteerd, gesorteerd op dagboek en documentnummer.Een nieuwe factuur geeft u in door op de  knop te drukken : de computer vult voor u het default dagboeknummer in en zoekt het hoogst gebruikte documentnummer binnen dat dagboek, verhoogt dit met 1 en stelt dit voor als documentnummer.
    Bij het opslaan van het document gebeurt dezelfde controle en indien ondertussen een andere gebruiker een factuur boekte, dan wordt het volgend nummer toegekend.
    U kunt ook de nummering wijzigen. In geen geval is het gebruik van een dubbel nummer mogelijk, u moet het document eerst schrappen (en dat enkel op voorwaarde dat deze niet behoort tot een definitief afgesloten BTW-periode).

Elk nummer bestaat uit twee cijfers van het jaar gevolgd door zes cijfers door u vrij te kiezen. Een factuurnummer kan zijn : 02000001 : het eerste factuurnummer voor 2002. Het jaar verschijnt automatisch en moet niet door de gebruiker ingetypt worden.

Het aantal dagboeken is onbeperkt, maar er moet vooraf gedefiniëerd zijn of ze voor aankoop, verkoop of financieel gebruikt worden. Eens een dagboek voorkomt in FINACC kan dit niet meer gewijzigd worden.

De focus plaatst zich volgens wat u hebt ingegeven hebt in de parameters :

  • op de leveranciersnaam waar u de roepnaam van de leverancier kan ingeven
  • of op het leveranciersnummer


Na de ingave van een geldige leverancier komen een aantal waarden zichtbaar die aan de leverancier gekoppeld zijn, maar zijn wijzigbaar enkel voor deze boeking : munt, btw code, btwdefault, grootboekcode, tegenboekingsrekeningen en de BTW met eventueel gedeeltelijke aftrekbaarheid.

De cursor stelt tevens een aantal waarden voor :

  • datum document (= datum vorig ingeboekt doc of indien eerste de systeemdatum)
  • boekingsdatum (= datum vorig ingeboekt doc of indien eerste de systeemdatum)
  • vervaldatum
  • kkbdatum (die berekend wordt volgens de betalingsvoorwaarden ingesteld op de leveranciersfiche)


U kan op de knop memo drukken om de memo te lezen van de leverancier.

De cursor beweegt zich verder door het scherm zoals u in de parameters instelde :

Veld Tabvolgorde tabstop info
type document 1 Y F voor factuur, C voor creditnota en N voor nul-factuur. Een nulfactuur geeft de mogelijkheid enkel te boeken op tegenrekeningen zonder dat er een factuurbedrag is. Dit kan nuttig zijn indien u correcties wil uitvoeren (een soort diverse boeking in het aankoopjournaal)  
interne ref 2 Y  
ref leverancier 3 Y  
OGM-nummer 4 Y  
Kkb 5 N  
datumkkb 6 Y Wordt berekend volgens het aantal dagen die vast ligt op de leveranciersfiche, maar is wijzigbaar. De datum kan niet kleiner zijn dan de documentdatum en later zijn dan de boekingsdatum + 1 BTW periode
datum doc 7 N Moet zich bevinden binnen een boekjaar ingesteld in de parameters.  
datum boeking 8 Y Moet zich bevinden in een niet afgesloten BTW-periode en moet zich bevinden binnen de grenzen in te stellen in globale parameters
vervaldatum 9 N Wordt berekend volgens het aantal dagen die vast ligt op de leveranciersfiche, maar is wijzigbaar. De datum kan niet kleiner zijn dan de documentdatum en later zijn dan de boekingsdatum + 2 BTW periodes


Wordt berekend volgens het aantal dagen die vast ligt op de leveranciersfiche, maar is wijzigbaar. De datum kan niet kleiner zijn dan de documentdatum en later zijn dan de boekingsdatum + 2 BTW periodes

Na het afwerken van deze volgorde, springt de focus naar "totaal bedrag VM" waar het factuurbedrag ingetypt wordt : via de muntcode en de koers uit de parameters wordt het totaalbedrag in basismunt berekend en getoond. De tegenboekingen worden tevens berekend en getoond in de grid en BTW-aangifte.

Dan komt de focus in de grid terecht die instelbaar is in de parameters “Instellen Boekhoudschermen”

U kan kiezen tussen volgende velden :

  • Fpd_detkey : wordt door het programma zelf bepaald

  • Fpd_VatLine rekening : BTW-rekening

  • Fpd_account : hier vult u het nummer van de rekening in waarop u wil boeken

  • Omschrijving Reknr : hier kan u zoeken op de naam van een algemene rekening, na de keuze wordt de omschrijving en het nummer ingevuld vanuit de basisbestanden. U kan tevens een nieuwe rekening hier aanmaken

  • Fpd_amount : bedrag dat u wil boeken op deze rekening (bedrag basismunt)

  • Fpd_dc : debet of credit

  • Fpd_vat : in welk vak moet de boeking komen : de computer stelt steeds het meest voor de handliggende vak voor

  • Fpd_commentaar : hier kan u commentaar kwijt over de tegenboeking (20 karakters)

  • Fpd_nivo : voorlopig niet gebruikt (neemt standaard waarde over)

  • Fpd_memo : hier kan u commentaar kwijt over de boeking (64000 tekens)

  • Fpd_keysyndtype : geef hier op als de kost op een eigendom of op een verdeelsleutel geboekt moet worden.

  • Fpd_keysynd : geef hier het nummer van het eigendom op of het nummer van de verdeelsleutel

  • Tab-Blad BTW-vakken : In dit tab-blad kan u aflezen hoe de factuur geboekt wordt ten behoeve van de BTW ten gevolge van de boekingen gedaan op het eerste tabblad. De gegevens zijn niet wijzigbaar op dit scherm, u dient de gegevens op het eerste tabblad te wijzigen indien u de BTW-aangifte wil beïnvloeden.

 

U ziet :

Periode : de periode wordt bepaald door de boekingsdatum. Indien u met kwartaalaangifte werkt, dan krijgt u periode=1 voor de boekingen tussen 01 januari en 31 maart, periode 2 voor boekingen tussen 01 april en 30 juni. Zo gaat het door tot en met de vierde periode. De periode gaat vooraf met het kalenderjaar, de eerste periode kan zijn : 0201.

Analoog doet het verhaal zich voor maand-aangifte, dan krijgt u 12 periodes. Eens een periode definitief is afgesloten (dit door de BTW-aangifte definitief af te drukken) kan u niet meer in deze periode boeken.

Niet op de BTW aangifte : alle lijnen waar geen fpd_vat1/vat2/vat3 ingevuld werd

Bij het opslaan van het document doet het programma per document de controle of de boeking voldoet aan de BTW-regels zodat de BTW aangifte niet in gedrang kan komen.

De knop repeatcreatie is tevens beschikbaar : u roept een factuur op en kan daarvan een nieuwe inboeken.

  • Bedrag tegenboekingsrekening <> 0  : tegenboekingspercentage wordt NIET gebruikt om het saldo nog te verdelen
  • Berekenen van tegenboeking:

(Tot Bed BM - Btw-bedrag(en)) - Bedrag KKB

 

indien totaal van tegenboeking bedragen van de vier tegenboekingen <= Tot. Tegenboekingsbedrag => tegenbedragen worden gebruikt; anders wordt geen enkel tegenbedrag gebruikt

  • Enkel positieve bedragen kunnen invullen (bedrag)

  • F6: Resterend Saldo invullen op huidige LIJN

  • Ctrl-N: sprint naar nieuwe lijn (naar rekeningnr)

  • Ctrl-D: schrappen van de huidige lijn

  • Niveau wordt met een standaardwaarde opgevuld (standaardwaarde voor Aankoop / Verkoop / Financieel)

  • Ingave nieuwe rekeningnrs:

  • opzoeken via reknr of rekomschr

  • Rekeningnr / Rekomschrijving kan ten allen tijde worden aangepast

  • Bepaling D / C
    • Staat Debet /credit ingevuld in rekeningfiche
    • Controle of dit een C of D is (indien NIET geval), wordt bij factuur automatisch D; bij creditnota automatisch C voorgesteld
    • Wel correct ingevuld: factuur wordt deze instelling overgenomen; bij creditnota wordt de andere voorgesteld (bv. 411100 D (bij factuur: D en bij creditnota: C voorgesteld)
    • Dit veld is steeds wijzigbaar

  • Controle bij ingave
    • Document datum MOET in boekjaar liggen
    • Boekingsdatum
      indien DefaultPeriode bestaat EN is afgesloten: gecontroleerd of de boekingsdatum in deze periode ligt. Is dit het geval => boekingsdatum wordt geaccepteerd; anders => vraag gesteld of U in een andere periode wenst te boeken (Ja/Nee)
    • indien DefaultPer Niet bestaande of reeds afgesloten is OF U wenst in een andere periode te boeken è zoekt de desbetreffende periode, klik OK en vervolgens wordt de datum geaccepteerd indien deze periode NOG NIET is afgesloten; is deze wel afgesloten dan wordt de periode NIET geaccepteerd!!
      Period wordt automatsich ingevuld wanneer de boekingsdatum wordt aangepast (dit veld ZELF kan NIET ingegeven worden)
    • Factuurnr: Uniek Locatienr/Dagboeknr/Documentnr
      Dit Moet uniek zijn => bij aanpassen van dagboek wordt volgend VRIJ factuurnr voorgesteld (kan aangepast worden: veld MOET wel aangeklikt worden (Tabstop staat uit))
      Als de gebruiker toch zelf een factuurnr intikt en deze bestaat AL => gebruiker krijgt deze melding en het systeem zal het volgend VRIJ factuurnr opnieuw voorstellen
    • Leverancier is ingevuld

  • Controle voor het opslaan
    • Document datum MOET in boekjaar liggen
    • Boekingsdatum wordt opnieuw gecontroleerd
    • Controle of factuurnr nog uniek is (is dit NIET het geval, dan wordt het volgend factuur genomen EN er verschijnt een msgbox met daarin het nummer)
    • Debet = Credit

  • Selectie van leverancier
    • Selectie mogelijk op Nummer, Naam, adres, Postcode, Gemeente, Btw-nr en Telefoonnr (opzoek mogelijkheden standaard, fragmentarisch, etc)
    • indien één geselecteerd: geen ENKEL veld meer beschikbaar (m.b.v. Vergrootglas knop achteraan kan een andere leverancier geselecteerd worden (alle velden worden leeggemaakt en de velden worden terug actief gezet)).

  • Zoeken van aankoopfactuur
    • op Levnr, LevNaam, postcode, gemeente, btwnr en telefoonnr: eerst zoekscherm met alle leveranciers gegevens => daarna wordt er een detail lijst van alle aankoopfacturen van die leverancier gepresenteerd
    • op factuurnr, etc : op alle andere toegankelijke velden

  • Schrappen van een Lijn: indien deze lijn reeds was opgeslagen, dan wordt deze lijn (bij bevestigen van het schrappen) ook onmiddellijk geschrapt in de Finacc-Database. Opdat Debet MOET gelijk zijn aan Credit kan deze aankoopfactuur NIET verlaten worden vooraleer D=C gelijk IS en vooraleer U deze aankoopfactuur opnieuw hebt bewaard (U kunt nog twee knoppen gebruiken (nl. opslaan en Aankoopfactuur volledig schrappen)).

  • Aanpassen Factuur / Creditnota : Onmiddellijke herberekening van SALDO

  • Btw-regime wordt NU eveneens weggeschreven (kan door gebruiker aangepast worden VOOR deze factuur)

  • Btw-regime of Soort document (Factuur/Creditnota).
    1. als tegenboekingslijnen reeds werden opgeslagen: gebruiker wordt de vraag gesteld of hij/zij deze lijnen defnitief wenst te schrappen; bij JA antwoord => lijnen worden def. Geschrapt, velden komen vrij waardoor de gebruiker een andere selectie kan maken voor btw-regime soort document; anders veld komt NIET vrij.
    2. als tegenboekingslijnen NOG NIET zijn opgeslagen: alle lijnen worden (zonder vraag) geschrapt en de gebruiker krijgt de melding dat hij/zij deze lijnen opnieuw moet ingeven. De velden btw-regime/soort doc staan vrij.