Inscannen facturen (OCR) Last updated: 2020-07-08

Algemene werking

De gebruiker dient te beschikken over een scanner dat een scan converteert naar pdf en kan e-mailen of connecteren met een server (FTP). Deze scanner wordt door Omnisoft ingesteld dat deze de aankoopfacturen rechtstreeks naar uw boekhouding scannen: De gebruiker scant een factuurbundel in, en zendt deze door. De enige nodige voorbereiding is het kleven van een etiket met een barcode.

Creatie etiketten

Het creeëren van de etiketten gebeurd via Omnisoft 3 - Basis - Lijsten - Barcode document Scanningen 

Daaruit krijgt u de volgende opties:

• Afdruk instellen | Hier hoeft normaal niets veranderd te worden
• Waarde
  • Hierbij selecteert u het type document dat u in wilt scannen, jaartal en de locatie (indien er meerdere zijn)
  • selecteer het jaartal
  • selecteer de locatie indien u meerdere locaties hebt.
  • Selecteer de documentnummers die u wilt laten afdrukken (bv. voor factuurnr 150-175 af te drukken)
  • Druk op het print-icoon om de tickets af te drukken

Inscannen

• De etiketten bevatten steeds een nummer waarme de aankoopfactuur moet worden ingeboekt
• Kleef het ticket op de aankoopfactuur
• Scan de facturen in via de geconfigureerde scanner (deze mailt de informatie naar ons)
• Onze server ontvangt de facturen en plaatst deze bij de herkende aankoopfactuur
• Indien de factuur nog niet werd ingeboekt verschijnt de PDF bij het inboeken van die factuur. Indien deze wel reeds werd ingeboekt, wordt de PDF aan de bestaande boeking gehangen.

Historiek leverancier

Bij de historiek van de leveranciers kan u eveneens de PDF telkens raadplegen bij iedere boeking waar een scan van beschikbaar is.