Uitleg

Zoho wordt gebruikt om leads bij te houden in Omnisoft, ook kan de functionaliteit van Zoho geïntegreerd worden binnenin Omnisoft voor werknemers die op baan zijn.

Omnisoft en Zoho

Omnisoft 3

Wat kan je doen met een lead in Omnisoft:

(Lead = prospect = een adres dat je opvangt of verzamelt met de bedoeling deze persoon te benaderen om uw producten en uw bedrijf voor te stellen. Bij de groep hoort ook je mailing klanten. Een lead is geen klant. Als de lead overgaat tot aankoop, dan wordt de lead een klant!)

• Beperkte signalitiek bijhouden (naam, adres, email ...)
  
  
• Eén contactpersoon
  
  
• Converteren naar Zoho Campaigns voor een mailing
  
  
• Taken bijhouden van wat je voor deze lead deed
  
  
• Detail van de emails bijhouden. Pas op: enkel de ontvangen mails waar zijn e-mailadres bij verzender, cc of ontvanger staat wordt bijgehouden.Dus als jij verstuurt aan hem moet je je eigen e-mailadres in cc zetten. Je ontvangt dan de mail in kopie en zo wordt deze automatisch gelinkt aan de lead-fiche.
• Je kan ook de offerte in bv MS Word maken en koppelen aan de prospect zonder de klant te hoeven creëren in Omnisoft (bijlagen - opportuniteiten)
• Synchroniseren met Omnisoft om daar als lead gekenmerkt te zijn en bv een offerte voor de te maken in orders klanten.

 

• Meerdere contactpersonen koppelen
  
  
• In Omnisoft druk je op de knop Zoho CRM synchro en zo worden alle klanten gecreëerd als klant in Omnisoft 3. Dan krijg je een lijst met de geïmporteerde nieuwe klanten.
  
  

Als informatie aangepast wordt in Zoho of in Omnisoft, dan wordt dit geüpdate in het ander pakket (bv. aanpassing van het telefoonnummer in Omnisoft, wordt geüpdate in Zoho).

Opgelet! Emails kunnen niet bekeken worden op iOS (iPad & iPhone) in de app. Dit kan enkel in de browser.

In de lead-status kan je de keuzes voorzien zoals nieuw, te contacteren, gecontacteerd, documentatie opgestuurd, offerte gemaakt, offerte opvolgen,....

Werking

PC-Afhankelijke parameters

In het laatste tabblad “Zoho” van de pc afhankelijke parameters van de basis moeten de volgende velden ingebracht worden nl :

• Login Naam : emailadres van login zoho crm
• Paswoord : paswoord van login zoho crm
• Ticketnr en vervaldag Ticketnr moeten niet ingebracht worden, dit gebeurt automatisch door het programma.

Vertegenwoordigers

Extra veld toegevoegd nl Zoho Id, na het oproepen van een bepaalde vertegenwoordiger dient geklikt te worden op ZohoCrm opdat de id van de vertegenwoordiger gekoppeld zal worden aan de vertegenwoordiger. Deze code wordt dan gebruikt om de eigenaar van een bepaalde klant/prospect te bepalen. Opgepast, de naam van de vertegenwoordiger MOET identiek zijn aan de naam van de eigenaar in Zoho.

Klantenfiche

Op de klantenfiche kan een veld “Soort Klant” geplaatst worden. Hierbij kan ofwel “Klant” ofwel “Prospect” gekozen worden. Klant verwijst naar Klant in Zoho, Prospect naar Leads

Hoe worden velden gekoppeld?

• Prospect
  • Company --> Naam klant
  • Email --> emailadres
  • Phone --> telefoon
  • Fax --> Fax
  • Mobile --> GSM
  • Website --> Website
  • Street --> Adres 1
  • City --> Gemeente
  • Zip-Code --> Postnummer
  • Country --> Land
  • BTW --> BTWNummer
  • Bankrekeningnummer --> Bankrekeningnummer
  • Sector --> Klantengroep
  • Telefoon rechtstreeks --> Telefoon 2
    
    
• Klanten
  • Account Name --> Naam klant
  • Phone --> Telefoon 1 klant
  • Fax --> Fax Klant
  • Billing street --> Adres 1 Klant
  • Shipping street --> adres leveringsadres
  • Billing City --> Gemeente klant
  • Shipping City --> Gemeente leveringsadres
  • Billing Code --> Postnummer Klant
    
    
• Shipping Code --> Postnummer leveringsadres
  • Billing Country --> Land Klant
  • Shipping Country --> Land Leveringsadres
  • Website --> Website klant
  • BTW --> BTWnr klant
  • Bankrekeningnummer --> bankrekeningnummer klant
  • Sector --> Klantengroep
    
    
    

Nieuwe klant

Bij het opslaan van een nieuwe klant wordt gevraagd opdat de klant moet doorgestuurd worden naar Zoho.



Indien Ja wordt afhankelijk van “soort klant” een lead of klant aangemaakt.
Nadat de klant is doorgestuurd verschijnt rechtsonderaan boven de knoppen het logo van ZohoCrm

Oproepen klant

Bij het oproepen van een klant die reeds in zoho Crm bestaat worden de waarden vergeleken, indien er verschillen zijn worden deze gepresenteerd in een grid waarbij je zelf beslist welke velden er geüpdate moeten worden

• bij Propect
  
  
  
  
• bij klant
  
  
  
  

Door aan te vinken en via verdergaan worden de aangevinkte velden aangepast in de klantenfiche

Bij het opslaan worden de aangepast gegevens in omnisoft 3 doorgestuurd naar Zoho Crm Opmerking : indien de module leveringsadressen actief is binnen omnisoft 3 worden volgende controles gedaan.

• Indien er nog geen leveringsadres bestaat bij de klant wordt een nieuw leveringsadres gemaakt
• Indien er wel een leveringsadres bestaat binnen omnisoft 3 en het gaat om hetzelfde leveringsadres worden de gegevens gewijzigd
• Indien er wel een leveringsadres bestaat binnen omnisoft 3 en het gaat om een ander wordt een nieuw leveringsadres gecreëerd.

Leveringsadressen klanten

Door op de knop leveringsadressen te klikken in de klantenfiche worden deze gepresenteerd. Nadat een adres gekozen wordt vanuit de grid komt er nu een extra veld op de fiche nl “Naar Zoho ?”, indien dit veld aangevinkt staat/wordt, wordt dit adres als afleveradres bij de klant ingevuld.

Schrappen klant

Indien we een klant wensen te schrappen en die kan geschrapt worden binnen omnisoft 3, dan wordt deze klant ook automatisch geschrapt in Zoho CRM

Leveranciersfiche

Klant verwijst naar Leverancier in Zoho (Vendors)

Hoe worden velden gekoppeld?

• Vendor Name -> Naam
• Phone -> Telefoon 1
• Website -> Website
• Street -> Adres 1
• City -> Gemeente
• Zip Code -> Postnummer
• Country -> Land
• Fax -> Fax Klant

Nieuwe Leverancier

Bij het opslaan van een nieuwe Leverancier wordt gevraagd opdat de Leverancier moet doorgestuurd worden naar Zoho.



Nadat de leverancier is doorgestuurd verschijnt rechtsonderaan boven de knoppen het logo van ZohoCrm

Oproepen Leverancier

Bij het oproepen van een leverancier die reeds in zoho Crm bestaat worden de waarden vergeleken, indien er verschillen zijn worden deze gepresenteerd in een grid waarbij je zelf beslist welke velden er geüpdate moeten worden
Vb bij leverancier



Door aan te vinken en via verdergaan worden de aangevinkte velden aangepast in de leveranciersfiche Bij het opslaan worden de aangepast gegevens in omnisoft 3 doorgestuurd naar Zoho Crm

Schrappen Leverancier

Indien we een Leverancier wensen te schrappen en die kan geschrapt worden binnen omnisoft 3, dan wordt deze leverancier ook automatisch geschrapt in Zoho CRM

Basis

Upload naar Zoho CRM

Klanten

Via Basis, utilities, gegevenswijzigingen, klanten, Zoho CRM kan gekozen worden voor Upload naar Zoho Crm

Volgende mogelijkheden

• Klanten : enkel de klanten met “soort klant” op klant worden overgezet
• Prospecten : enkel de klanten met “soort klant” op prospect worden overgezet
• Enkel nieuwe : al diegene die reeds in Zoho Crm zitten worden niet geüpdate, de rest wordt gecreëerd

 

Leveranciers

Via Basis, utilities, gegevenswijzigingen, Leveranciers, Zoho CRM kan gekozen worden voor Upload naar Zoho Crm
Volgende mogelijkheden

• Enkel nieuwe : al diegene die reeds in Zoho Crm zitten worden niet geüpdate, de rest wordt gecreëerd

Download van Zoho CRM

Klanten

Via Basis, utilities, gegevenswijzigingen, klanten, Zoho CRM kan gekozen worden voor Download van Zoho Crm Volgende mogelijkheden

• Klanten : enkel de klanten worden overgezet
• Prospecten : enkel de prospects (Leads) worden overgezet
• Enkel nieuwe : al diegene die reeds in Zoho Crm zitten worden niet geüpdate, de rest wordt gecreëerd

Leveranciers

Via Basis, utilities, gegevenswijzigingen, Leveranciers, Zoho CRM kan gekozen worden voor Download van Zoho Crm



Volgende mogelijkheden

• Enkel nieuwe : al diegene die reeds in Zoho Crm zitten worden niet geüpdate, de rest wordt gecreëerd