1.  Klantenfiche

 

Volgende documenten kunnen via email verstuurd worden naar de klant en/of contactpersoon en/of leveringsadres:

• Offerte
• Orderbevestiging
• Leveringsbon
• Werkbon
• Factuur
• Verzamelfactuur
• Rappel
• Historiek openstaande facturen

Deze velden kunnen naar wens ingesteld worden in de klantenfiche.

 

Voor Offerte, orderbevestiging, leveringsbon, werkbon, factuur en verzamelfactuur zijn volgende mogelijkheden:

• Standaardwerking
• Gewone werking, dus enkel afdruk en indien ingesteld ook copie(s) van het document
• Origineel Print (Mail klant + contactpersoon)
• Zelfde werking als standaardwerking, + email naar emailadres op de klantenfiche + de contactpersonen die aangevinkt staan om dit document te verkrijgen, indien ingesteld worden de copie(s) afgedrukt
• Origineel Print (Mail enkel contactpersoon)
• Zelfde werking als standaardwerking, + enkel de contactpersonen die aangevinkt staan om dit document te verkrijgen, indien ingesteld worden de copie(s) afgedrukt
• Origineel Mail (Mail klant + contactpersoon)
• email naar emailadres op de klantenfiche + de contactpersonen die aangevinkt staan om dit document te verkrijgen, indien ingesteld worden de copie(s) afgedrukt, er wordt dus geen origineel meer afgedrukt
• Origineel Mail (Mail enkel contactpersoon)
• Enkel email naar de contactpersonen die aangevinkt staan om dit document te verkrijgen, indien ingesteld worden de copie(s) afgedrukt, er wordt dus geen origineel meer afgedrukt
• Origineel Print (Mail klant + leveringsadres + contactpersoon)
• Zelfde werking als standaardwerking, + email naar emailadres op de klantenfiche + de leveringsadressen die aangevinkt staan om dit document te verkrijgen + de contactpersonen die aangevinkt staan om dit document te verkrijgen, indien ingesteld worden de copie(s) afgedrukt
• Origineel Print (Mail klant + leveringsadres)
• Zelfde werking als standaardwerking, + email naar emailadres op de klantenfiche + de leveringsadressen die aangevinkt staan om dit document te verkrijgen, indien ingesteld worden de copie(s) afgedrukt
• Origineel Print (Mail enkel leveringsadres)
• Zelfde werking als standaardwerking, + email enkel naar de leveringsadressen die aangevinkt staan om dit document te verkrijgen indien ingesteld worden de copie(s) afgedrukt
• Origineel Mail (Mail klant + leveringsadres + contactpersoon)
• email naar emailadres op de klantenfiche + de leveringsadressen die aangevinkt staan om dit document te verkrijgen + de contactpersonen die aangevinkt staan om dit document te verkrijgen, indien ingesteld worden de copie(s) afgedrukt, er wordt dus geen origineel meer afgedrukt
• Origineel Mail (Mail klant + leveringsadres)
• email naar emailadres op de klantenfiche + de leveringsadressen die aangevinkt staan om dit document te verkrijgen, indien ingesteld worden de copie(s) afgedrukt, er wordt dus geen origineel meer afgedrukt
• Origineel Mail (Mail enkel leveringsadres)
• Enkel email naar de leveringsadressen die aangevinkt staan om dit document te verkrijgen, indien ingesteld worden de copie(s) afgedrukt, er wordt dus geen origineel meer afgedrukt

 

Voor rappel en historiek openstaande facturen zijn volgende mogelijkheden:

• Standaardwerking
• Gewone werking, dus enkel afdruk en indien ingesteld ook copie(s) van het document
• Origineel Print (Mail klant + contactpersoon)
• Zelfde werking als standaardwerking, + email naar emailadres op de klantenfiche + de contactpersonen die aangevinkt staan om dit document te verkrijgen, indien ingesteld worden de copie(s) afgedrukt
• Origineel Print (Mail enkel contactpersoon)
• Zelfde werking als standaardwerking, + enkel de contactpersonen die aangevinkt staan om dit document te verkrijgen, indien ingesteld worden de copie(s) afgedrukt
• Origineel Mail (Mail klant + contactpersoon)
• email naar emailadres op de klantenfiche + de contactpersonen die aangevinkt staan om dit document te verkrijgen, indien ingesteld worden de copie(s) afgedrukt, er wordt dus geen origineel meer afgedrukt
• Origineel Mail (Mail enkel contactpersoon)
• Enkel email naar de contactpersonen die aangevinkt staan om dit document te verkrijgen, indien ingesteld worden de copie(s) afgedrukt, er wordt dus geen origineel meer afgedrukt

 

 

 

2.  Contactpersonen

Via knop in de klantenfiche verkrijg je onderstaand scherm:

 

Documenten aanvinken die deze persoon mag ontvangen, opgepast emailadres moet wel ingevuld zijn

Aan een bepaalde klant kunnen verschillende contactpersonen gekoppeld worden. De ene moet leveringsbon ontvangen, andere factuur en/of rappel, …

Dit is een optionele module binnen omnisoft 3

 

Extra Info

• Indien vinkje naast emailadres niet is aangevinkt kan deze contactpersoon geen email ontvangen indien vanuit klantenfiche email verstuurd wordt naar klant + contactpersonen
• Bij To kan gekozen worden waar het emailadres moet geplaatst worden (To, CC of BCC)

 

 

 

3.  Leveringsadressen

 

Via knop in de klantenfiche verkrijg je onderstaand scherm:

Documenten aanvinken die dit leveringsadres mag ontvangen, opgepast emailadres moet wel ingevuld zijn

Aan een bepaalde klant kunnen verschillende leveringsadressen gekoppeld worden. De ene moet leveringsbon ontvangen, andere factuur en/of rappel, …

Dit is een optionele module binnen omnisoft 3

 

 

 

4.  Handtekeningen

 

Via de basis, bestand, pc afhankelijke, parameters,tabblad handtekeningen:

Per type document kan per taal een handtekening ingesteld worden. Afhankelijk van aangekochte modules kunnen de comboboxen gewijzigd worden.

Afhankelijk van type document en taal van de klant wordt de juiste handtekening gebruikt in de email bodytext

Opgepast Handtekening opstellen in HTML, indien het niet lukt gelieve te mailen naar jurgen@vanmarcke-software.be

 

 

 

5.  Ingave Orders

 

Bij opslaan van het order controleert Omnisoft hoe de klant ingesteld staat voor het bepaalde type document.

Indien er ingesteld staat in omnisoft dat het originele document direct mag afgedrukt worden, dan zal de email ook automatisch verstuurd worden.

Indien er altijd eerst een afdrukvoorbeeld komt zal nu het emailscherm eerst getoond worden.

 

4 mogelijkheden

1. Hiermee kan de bodytext van email eventueel gewijzigd worden en/of emailadressen toegevoegd worden
   
   

Het scherm kan verlaten worden door rechtsboven op <<< te klikken

2. Document Niet mailen en ook NiET meer afdrukken
3. Document versturen
4. Scherm verlaten : dus niet mailen maar wel afdrukken

 

Extra Functies

• Bij rechtermuisklik op de knop ‘Save – Print’ in ingave orders, kunt u nog bepalen hoe de afdruk/mail moet uitgevoerd gevoerd worden.
  Als de afdruk op van factuur op printer staat ingesteld en de klant staat ingesteld om de factuur via mail te versturen, dan wordt die factuur automatisch naar de klant doorgemaild.
  Mbv deze nieuwe functionaliteit (rechtermuis klik op knop ‘Save print’), kunt u dit nog nog aanpassen.

 

 

 

6.  Instellen afdrukken adressen en volgorde afdruk

 

Via  orders klanten, bestand, instellen layout oproepen:

Per type document (Offerte, orderbevestiging, … Factuur) kunt u volgende zaken instellen

• Mail versturen naar Vertegenwoordiger
• Mail versturen naar Transporteur
• Mail kun je ook eventueel naar jezelf laten doorsturen (vb Factuur wordt doorgemaild naar je eigen boekhouder)
• Mail versturen via instellingen van gebruiker  => als een factuur wordt verzonden, kun je deze factuur vb laten versturen via mailadres van de boekhouding). Gelijk welke persoon die dan een factuur doorstuurt naar klant, wordt dit gemaild mbv dit mailadres (vb. verkoop@vanmarcke-software.be).

 

 

 

 

7.  Vertegenwoordigers

 

Vertegenwoordigers worden gekoppeld aan een order, er kan per vertegenwoordiger ingesteld worden welke document die wenst te ontvangen.  Deze kunnen ingesteld worden via Basis, Bestand, Globale Parameters, Algemeen

 

 

 

 

8.  Transporteurs

 

Transporteurs kunnen ingesteld worden via Basis, Bestand, Globale Parameters, Algemeen