Ingave aankoopfacturen Last updated: 2020-05-06
Druk op de ‘Nieuw’ knop uit de knoppenbalk om te starten met het ingeven van een nieuwe aankoopfactuur.
Er wordt onmiddellijk een nieuw volgnummer voorgesteld. Dit volgnummer wordt afgeleid uit het volgnummer van het default aankoopdagboek zoals in 3.3.4.1 uitgelegd werd.
Het is mogelijk om het volgnummer aan te passen, onafhankelijk van het aankoopdagboek. Uiteraard mag het gekozen nummer nog niet eerder gebruikt zijn.
Zoek de leverancier op en vul daarna het bedrag in van het document. Bij het opzoeken van de leverancier kan zowel op het nummer als op naam gezocht worden.
Als documenttype wordt er automatisch ‘Factuur’ geselecteerd, maar het is ook mogelijk om ‘Creditnota’ te kiezen uit deze lijst.
Vul eventueel de referentie van de leverancier of het ogm-nummer voor de betaling in. Deze kunnen een hulpmiddel zijn om de juiste factuur terug te vinden tijdens het inboeken van de financiële verrichtingen.
Vul daarna de datum van het document en de boekingsdatum in. De boekingsdatum moet uiteraard binnen het huidige boekjaar en de huidige periode vallen.
De vervaldatum kan ook eventueel ingevoerd worden.
Druk vervolgens op de knop ‘Tegenboekingen’ om het andere gedeelte van het scherm in te vullen. De tegenboekingen kunnen enkel ingevuld worden, wanneer de gegevens in het infogedeelte geldig zijn. Enkel de vervaldatum, de referentie van de leverancier en het OGM-nummer zijn niet verplicht.
Indien de gegevens correct werden ingevuld, zal er een tabel opgebouwd worden waarin acht tegenboekingen kunnen ingegeven worden. Net zoals bij het overzicht van de eigenaars op de eigendomsfiche, kunnen er nog extra bladen toegevoegd worden. De werking werd beschreven in 3.3.3
Nadat er op de knop ‘Tegenboekingen’ gedrukt werd, wordt er gezocht naar de leveranciersfiche van de opgegeven leverancier. De fiche van leverancier 1 wordt gezocht in het voorbeeld van Figuur 28. Er wordt gekeken of er tegenrekeningen (3.1.5) ingegeven werden op de fiche. Voor elk van deze rekeningen zal een lijn toegevoegd worden in de tegenboekingen. Het rekeningnummer en de omschrijving worden ingevuld, evenals het D/C veld dat aangeeft of het om een debet of een credit boeking gaat. Deze informatie wordt uit het rekeningstelsel gehaald. (3.1.3)
De voorgestelde tegenboeking(en) moet(en) nog verder aangevuld worden. Het bedrag moet ingevuld worden. Daarna moet er opgegeven worden hoe deze tegenboeking verwerkt zal worden. Indien het om een kost gaat die verdeeld wordt via een sleutel, moet de naam van de sleutel ingevuld worden in de kolom ‘Sleutel’. Indien het echter om een kost gaat die betrekking heeft op een specifiek eigendom, moet de naam van het eigendom ingevuld worden in de kolom ‘Eigendom’ Beide kolommen tegelijk of geen van de twee invullen is niet toegelaten. Zowel de sleutel als het eigendom kunnen opgezocht worden op basis van de naam of de omschrijving.
In het commentaar veld, kan extra info omgegeven worden die dan in lijst en/of de afrekening opgenomen worden wanneer die lijn er op voorkomt. Wanneer er een boeking op eigendom gebeurt, is de boekingsdatum van belang. De boekingsdatum zal namelijk bepalen voor welke eigenaar de kost is. Indien een eigendom in de loop van het syndic jaar verkocht werd, zal de individuele kost op de afrekening vermeld worden van de eigenaar die het eigendom bezat op de boekingsdatum.
Stel dat het eigendom verkocht werd op 1/6/2004 door eigenaar 7 aan eigenaar 156. Indien de boekingsdatum voor 1 juni ligt, zal de kost aangerekend worden op de afrekening van eigenaar 7. Indien dit niet het geval is, komt de kost bij eigenaar 156 terecht.
Om dit alles te verduidelijk zal volgend voorbeeld uitgewerkt worden. Er moet een factuur geboekt worden van 156.35 van leverancier 1. Van dit bedrag is er 100 EUR te kosten van eigendom 0101 en 56.35 EUR moet verdeeld worden volgens de sleutel “alle eigendommen”.
1. de lijn die automatisch ingevuld werd vervolledigen voor de boeking van 100 EUR op eigendom 0101.
Vul bijvoorbeeld als commentaar volgende tekst in: ‘Herstelling deurbel’; bedrag = 100 en in de kolom eigendom 0101
Resultaat in de screenshot hierboven.
2. Typ 6175 in de kolom ‘Rekening’; bedrag = 56.35; D/C=D
Deze lijn moet verdeeld worden volgens een sleutel, maar de naam van de sleutel is niet gekend. Vul “alle*” in als ‘Sleutel’ en druk op de tab-toets. Er zal een lijst getoond worden met alle sleutels waarvan de naam begint met alle (Figuur 30) Kies hieruit de eerste sleutel door op het knopje vooraan de rij te drukken. De naam van de sleutel wordt dan ingevuld in tegenboeking.
3. Druk daarna op ‘Opslaan’
De aankoopfactuur kan enkel opgeslagen worden indien het saldo nul is. Om te controleren wat het saldo is tijdens het inboeken, moet er gedrukt worden op het rekenmachientje in het tegenboekingsgedeelte. Het saldo wordt dan bovenaan in dit gedeelte weergegeven. (Figuur 31)
Na het opslaan van het document, wordt het volgnummer in het aankoopdagboek aangepast. Dit gebeurt echter enkel indien het nummer niet handmatig gewijzigd werd.
Elke aankoopfactuur kan terug opgevraagd worden en er kunnen eventueel wijzigingen aangebracht worden. Er zijn echter wel een tweetal beperkingen. Alle aankoopfacturen die reeds opgenomen werden in een definitieve afrekening, kunnen niet meer gewijzigd worden. Dergelijke gevallen worden gevisualiseerd zoals hierboven.
De tweede beperking komt voor wanneer er reeds betalingen ingeboekt werden voor dat document. In een dergelijk geval is het enkel mogelijk om de tegenboekingen aan te passen, zodat er eventueel een andere sleutel of een ander eigendom gekozen kan worden. Indien er bij een boeking op eigendom de bijhorende factuur reeds door de eigenaar betaald werd, kan deze lijn niet meer gewijzigd worden. Dergelijke gevallen worden aangegeven zoals hierboven.
Aankoopfacturen kunnen eveneens verwijderd worden. Ook hier gelden dezelfde beperkingen als bij het wijzigen van een factuur.