Ingave financieel & betalingsaanvragen Last updated: 2020-05-06

Ingave financieel

Bij het ingeven van de uittreksels, zijn er een aantal mogelijkheden om tegenboekingen toe te voegen, namelijk een eigenaar die betaalt, een leverancier die betaald wordt of een boeking op een (wacht)rekening. De eerste twee gevallen zijn gelijkaardig. Daarom zal enkel de betaling door een eigenaar, uitgebreid uitgelegd worden.Om een nieuw uittreksel in te boeken, moet er eerst op de ‘Nieuw’-knop gedrukt worden. De datum van het document, de boekingsdatum en het jaar worden dan ingesteld op basis van de systeemdatum. De documentdatum is de datum die vermeld staat op het uittreksel. Op basis van deze datum wordt het jaar bepaald.

• Kies de gewenste bank. Op dat ogenblik zal, het beginsaldo van het uittreksel en het uittrekselnummer bepaald worden. Deze gegevens kunnen niet gewijzigd worden. Ze worden afgeleid uit het scherm banken. (3.3.4.2)
• Pas de documentdatum en de boekingsdatum aan en vul vervolgens het eindsaldo in. De boekingsdatum moet in de huidige periode en het huidig boekjaar liggen. Het is niet toegelaten om nog uittreksels te boeken in een periode die reeds definitief is afgerekend.
  
  
• Druk op knop tegenboekingen.  Op dat ogenblik wordt er lijn aan de tegenboekingen toegevoegd. Deze lijn is de boeking op de rekening van de bank, bepaald uit (3.3.4.2). Het bedrag is het verschil tussen het begin- en eindsaldo. Deze gegevens kunnen niet gewijzigd worden.
• De verschillende verrichtingen van het uittreksel, moeten nu ingegeven worden.

Boeking op (wacht)rekening

• Druk op de knop ‘Rekening’. Er wordt een lijn toegevoegd aan de tegenboekingen. (zie hierboven)
• Vul het rekeningnummer in. Opzoeken kan zowel op het nummer als op de roepnaam van de rekening.
• Vul het bedrag in en het veld D/C. Dit veld heeft aan of het om een debet- of creditboeking gaat. Eventueel kan er ook referentie worden opgegeven.

Boeking voor eigenaar

• Druk op de knop ‘Eigenaars’. Het gedeelte met de tegenboekingen verdwijnt en er komt een gedeelte voor het opzoeken van de documenten. Het is mogelijk om alle openstaande individuele facturen, afrekening, provisie- en voorschotaanvragen op te zoeken.
• Het opzoeken kan gebeuren op basis van:
  • Eigenaarsgegevens (Figuur 37)
  • Druk, indien nodig, op de knop ‘Eigenaar Geg.’
  • Vul de naam, het adres, de gemeente of roepnaam in en druk vervolgens op de knop ‘Documenten Opzoeken’. Het is eveneens mogelijk om op verschillende velden tegelijk te zoeken, bijvoorbeeld Janssens uit Veurne
  • Vul het nummer van de eigenaar in of het documentnummer. De documenten en de bijhorende eigenaars gegevens worden automatisch opgezocht.
• OGM-nummer, referentie of eigendom (Figuur 38)
  • Druk, indien nodig, op de knop ‘OGM/REF/Eigendom’
  • Vul een aantal van de velden in en druk op de knop ‘Documenten Opzoeken’. Indien alle documenten voor een bepaald eigendom gezocht worden, moet de naam van het eigendom ingevuld worden en op de zoekknop gedrukt worden.
• Openstaand saldo (Figuur 39)
  • Druk, indien nodig, op de knop ‘Saldo Bedrag’
  • In dit geval is het mogelijk om alle openstaande documenten op te zoeken met een bepaald saldo (bijvoorbeeld €100). Eventueel kan er percentuele afwijking(bijvoorbeeld 25%) opgegeven worden.
  • In het voorbeeld zouden alle documenten met opstaand saldo tussen €75 en €125 opgezocht worden.
    • Indien de ingevoerde gegevens niet correct zijn of er moet een andere zoekopdracht uitgevoerd worden, dan kunnen de velden gewist worden met de knop ‘Velden Leegmaken’
    • Na het opzoeken, wordt er een lijst getoond met alle documenten die gezocht werden. (Figuur 40)

• Het invoeren van de betalingen kan gebeuren door een bedrag in te vullen in het veld ‘Betaling’. Indien er reeds een gedeelte betaald is, zal het saldo kleiner zijn dan het bedrag. Uiteraard kan het betaalde bedrag niet groter zijn dan het saldo. Het is mogelijk om meerdere betalingen tegelijk in te voeren. Hiervoor moeten er verschillende betalingen in gegeven worden. Boven de lijst wordt het totaal van alle betalingen aangegeven.

Er worden slechts acht documenten tegelijk getoond. Onderaan de lijst staan nummertjes, door op een nummer te klikken wordt de bijhorende bladzijde getoond.

• Na het invoeren van de betalingen kan er op twee manieren teruggegaan worden naar de tegenboekingen. Wanneer voor ‘Tegenboeking toevoegen’ gekozen wordt, zullen de bijhorende boekingen gegenereerd worden. Indien de boeking(en) niet toegevoegd moet(en) worden, klik dan op de knop ‘Terug’
• De knop  laat toe om alle openstaande saldo’s op te nemen uit de getoonde lijst. Het totaal label heeft aan hoeveel het totale saldo is van alle opgezochte documenten. Indien een eigenaar alle openstaande documenten samen betaald kan deze knop heel eenvoudig gebruikt worden. Bijvoorbeeld om de afzonderlijke boekingen vanuit de afrekening om te nemen.

• Indien de tegenboekingen toegevoegd werden, is het resultaat zoals in bovenstaande screenshot. In de toegevoegde lijnen kan het bedrag eventueel nog veranderd worden. Uiteraard kan ook hier het bedrag niet groter zijn dan het openstaand saldo. De referentie kan eveneens nog aangepast worden.
• Nadat alle betalingen ingegeven werden, moet het uittreksel opgeslagen worden.

Betalingen aan leveranciers ingegeven, gebeurt op analoge manier. Uiteraard is het dan niet mogelijk om te zoeken op eigendom. Verder is alles identiek.

Bij het begin van het kalenderjaar, eventueel verschillend van het boekjaar, start de nummering van de bankuittreksels op 1. Opdat de nummering in het programma identiek zou zijn, moet het uittrekselnummer in het scherm banken (3.3.4.2) aangepast worden. Het moet terug op 0 gezet worden. Indien de oorsprong van een bepaald bedrag niet onmiddellijk gekend is, kan dit als voorschot geboekt worden. Dit kan zowel bij leveranciers als eigenaars. Via het gedeelte afpunten kunnen deze voorschotten dan gekoppeld worden aan bepaalde documenten. Het is echter aan te raden om dit onderdeel slechts in uiterst nood te gebruiken.

Betalingsaanvragen

Voorschot en provisie In het programma is het mogelijk om voorschotten en provisies op te vragen.

• Kies het type van de opvraging: Voorschot of provisie. Afhankelijk van het geselecteerde type, wordt er een rekening voorgesteld voor de boeking. Eigenlijk is er nagenoeg geen boekhoud-technisch verschil tussen beide types. Ze worden bij voorkeur op verschillende rekeningen geboekt.
• Een voorschot opvragen, betekent eigenlijk dat de eigenaar reeds een deel betaalt van de afrekening die op het einde van het werkjaar opgesteld zal worden.. Het opvragen van de voorschotten laat toe om de normale kosten/facturen te betalen gedurende het werkingsjaar. Deze opgevraagde voorschotten worden in mindering gebracht op de afrekening.
• Een provisie is eigenlijk een spaarpot die elk jaar gespijsd wordt. Deze spaarpot wordt aangesproken voor grote kosten, bijvoorbeeld verfraaiing oprit, nieuwe collectieve garagepoort, ...
• Kies de gewenste brief template
• Vul de documentdatum, boekingsdatum en vervaldatum in
• Het op te vragen bedrag kan op verschillende manieren bepaald worden.
  • Vast bedrag voor alle eigendommen

Vul het bedrag in, in het veld ‘Op te vragen bedrag’ en laat het sleutel veld leeg.

• Bedrag dat verdeeld wordt over de eigendommen via sleutel

Vul het bedrag in en kies de gewenste sleutel. Druk op om het resultaat van de verdeling te zien. (Figuur 43) Het is mogelijk om de bedragen in de lijst aan te handmatig aan te passen.

• Willekeurig bedrag

Laat zowel het bedrag als de sleutel leeg en druk op . De bedragen kunnen dan in de lijst, per eigendom, ingegeven worden.

• De voorgestelde rekening kan gewijzigd worden en er kan eventueel een referentie vermeld worden. De referentie kan voor de 4 talen ingesteld worden.
• Kies afdrukvoorbeeld  om de brieven te bekijken.

Indien de aanvragen mogen doorgeboekt worden, moet het vakje naast doorboeken aangevinkt worden. Bij het opvragen van het afdrukvoorbeeld worden er dan documenten gegenereerd voor alle eigendommen. De eigenaar wordt bepaald op basis van de boekingsdatum. Bijvoorbeeld: Appartement 0401 werd verkocht door eigenaar 1 aan eigenaar 56 op 1/10/2004. Indien de boekingsdatum voor 1/10/2004 valt, zal de aanvraag op naam van eigenaar 1 staan. In het andere geval is de aanvraag voor eigenaar 56.

Er wordt voor elk eigendom een verkoopfactuur geboekt. Op basis van de gegevens uit Figuur 43 zouden volgende boekingen gebeuren voor eigendom 0001 en 0101.

• Boekingen bij opvragen voorschot

Rekening	Rek. Omschrijving	Debet	Credit
4000	Eigendommen	2450
4700	Voorschotten		2450
4000	Eigendommen	1416.67
4700	Voorschotten		1416.67

 

Na het doorboeken van de aanvragen, kunnen de documenten van de eigenaars teruggevonden worden tijdens het inboeken van de uittreksels.



In beide gevallen wordt er een afdrukvoorbeeld getoond. Figuur 44 toont de bovenste balk van dit voorbeeld. Om te printen, moet je op het printertje links in deze balk klikken. Met behulp van de gele pijlen kan je bladeren door de verschillende bladzijden.

Opvragen van vrije bedragen



Dit verloop gelijkaardig aan het opvragen van voorschotten en provisies. Het op te vragen bedrag kan op dezelfde manieren bepaald worden. Hier is er geen afdruk, de documenten worden rechtstreeks doorgeboekt nadat er op de groen V gedrukt werd. Schrappen betalingsaanvragen De betalingsaanvragen kunnen eventueel geschrapt worden. Er zijn wel een aantal restricties. In volgende gevallen, zullen de documenten niet geschrapt worden.

• Betalingsaanvragen die in een definitief afgerekend periode liggen.
• Betalingsaanvragen die volledig of gedeeltelijk betaald zijn

De betalingsaanvragen kunnen geselecteerd worden per type (voorschot, provisie of vrije bedragen). Daarnaast kunnen er een aantal filters ingesteld worden: van/tot boekingsdatum, van/tot documentdatum, van/tot rekening, bedrag, referentie en eigendom. Door op te drukken, wordt een lijst opgebouwd van de betalingsaanvragen die aan de selectie voldoen. Deze kunnen een voor een aangevinkt worden. Wanneer op  te drukken, worden de aangevinkte betalingsaanvragen verwijderd.