Syndic: afrekening Last updated: 2020-05-06
Bij het opstellen van de afrekening kunnen er uiteraard ook een aantal selecties gemaakt worden. De periode van de afrekening kan opgegeven worden en het is eveneens mogelijk om bepaalde rekeningen of sleutels uit te sluiten door de corresponderende velden in te vullen. Wanneer bijvoorbeeld tot rekening 6500 gekozen wordt, dan zullen de boekingen op rekeningen met een nummer groter dan 6500 niet opgenomen worden in de afrekening. Voor de sleutel is het analoog.
Er kan een selectie uitgevoerd worden op eigendom. De verwerking van de gegevens gebeurt hierbij voor alle eigendommen, maar enkel deze die aan de selectie voldoen zullen in het afdrukvoorbeeld opgenomen worden. Het is dus geenszins een afrekening waarbij enkel rekening gehouden wordt met de geselecteerde eigendommen.
De periode van de afrekening moet aansluiten op de vorige definitief afgerekende periode. Wanneer de vorige afrekening tot 31/12/2003 was, moet de Van Datum 01/01/2004 zijn. Er mogen geen gaten tussen zijn en overlappende periodes zijn uiteraard ook niet toegelaten. Afrekeningen die reeds doorgeboekt werden, kunnen opgevraagd worden aan de hand van de keuzelijst ‘Bestaande Afrekening’ Deze gegevens kunnen enkel geraadpleegd worden.
Naast de filters, kunnen ook de documentdatum, vervaldatum en boekingsdatum ingegeven worden. Ook hier moet de boekingsdatum in het huidig boekjaar en de huidige periode vallen. De boekingsdatum mag ook niet in een definitief afgerekende periode vallen.
Er kan eveneens gekozen worden welke brief template gebruikt wordt en er kan een referentie opgegeven worden. Dit laat toe om de afrekening makkelijk terug te vinden in het financieel gedeelte.
Samen met de afrekening, kan er eventueel een provisie en een voorschot opgevraagd worden die bettrekking hebben op de volgende periode. Het betekenisverschil tussen beide types en de manier van ingeven werd uitgelegd in (3.3.5.3). Met de knoppen 
, kunnen provisie en voorschot afzonderlijk opgevraagd worden. Indien er bedragen ingevuld werden, zal de achtergrond van de corresponderende knop rood gekleurd worden. (Figuur 57).
Wanneer het vakje ‘Definitieve afrekening’ aangevinkt wordt, zullen de corresponderende boekingen uitgevoerd worden. De opgegeven periode wordt dan ook definitief afgesloten. Dit betekent dan de aankoopfacturen en de uittreksels uit die periode niet langer wijzigbaar zullen zijn. De opvraging van voorschot en/of provisie bij een voorlopige afrekening wordt opgeslagen. Wanneer er nadien een afrekening opgemaakt wordt, kunnen deze gegevens eventueel terug gezet worden.
Het bijhorende document bestaat telkens uit twee bladzijde die ingesteld kunnen worden. (3.3.4.6) De eerste bladzijde is een begeleidende brief, de tweede bevat de eigenlijke gegevens van de afrekening.
De eigenlijke afrekening is opgesplitst in drie delen namelijk de algemene kosten, de individuele kosten en het financieel overzicht. Indien een eigendom verkocht werd gedurende het werkingsjaar, zullen er meerdere afrekening opgesteld worden. Een voor elke eigenaar van het betreffende eigendom.
Algemene kosten
Het gedeelte algemene kosten bevat een overzicht waarin vermeld staat hoeveel de eigenaar moet betalen uit elke sleutel. Hierbij wordt eveneens aangegeven op basis van welke bedragen de berekening gebeurt. Dit gedeelte slaat dus op de tegenboekingslijnen die geboekt werden op sleutel tijdens het invoeren van de aankoopfacturen.
Uit Figuur 58 kan afgeleid worden dat het totaal bedrag voor sleutel 1, alle eigendommen, 1172,34 is. Deze eigenaar heeft 650 van de 9000 aandelen in deze sleutel. Hij moet dus €84.67 betalen voor sleutel 1.
Individuele kosten
Het tweede deel van de afrekening behandelt de individuele kosten.(Figuur 59) Deze zijn afkomstig uit verschillende onderdelen van het programma namelijk
- Betalingsaanvragen - voorschotten en provisies
- Betalingsaanvragen - vrije bedragen
- Aankoopfacturen – boekingen op eigendom
- Voorschotten en provisies geboekt bij opstellen afrekening vorige periode
Bij elke lijn in de tabel wordt aangegeven over welke type het gaat. De omschrijving is de referentie die ingegeven werd bij de boeking. Indien er geen referentie ingegeven werd, zal het documentnummer vermeld worden. Daarnaast wordt er nog een overzicht gegeven, van wat er reeds betaald werd. Enkel het openstaand saldo, zal in het financieel overzicht verrekend worden.
Financieel overzicht
Het financieel overzicht, vormt een samenvatting van alle gegevens. Er wordt nagegaan of er nog openstaande documenten zijn, bij het begin van de afrekening. Een negatief bedrag betekent dat de eigenaar nog een bedrag te ontvangen had van de syndicus.
Daarna komen de algemene en de individuele kosten. Dit is respectievelijk het totaal van het eerste deel en het saldo uit het tweede deel van de afrekening.
De voorschotten die opgevraagd werden tijdens de periode van de afrekening en bij de afrekening van vorige periode, worden in vermindering gebracht. De opvraging van provisie en voorschot bij deze afrekening, komen respectivielijk in de laatste twee velden terecht.
