Brieven Last updated: 2020-05-06
Algemeen
Alle brieven die afgedrukt kunnen worden, kunnen nagenoeg volledig ingesteld worden. Dit is het geval voor de uitnodiging, aanwezigheidslijst, de afrekening,... De aanwezigheidslijst en de afrekening worden in afzonderlijke scherm behandeld.
Dit scherm kan gebruikt worden om de uitnodiging en de voorschot- en provisieaanvragen op te stellen.
Iedere brief kan in de vier verschillende talen ingevoerd worden. De keuze van de taal zal gebeuren op basis van de taalcode van de eigenaar.
Dit gebeurt door een brief te maken met een bepaald nummer en dit nummer telkens te gebruiken voor de verschillende talen.
Bijvoorbeeld: Een provisieaanvraag heeft nummer 2 en bestaat reeds in het Nederlands. Om de franse versie van deze brief in te voeren, moet een nieuwe brief gemaakt worden, eveneens met nummer 2 en als taal Frans.
Het type brief geeft aan over welk soort brief het gaat.
Indien het type provisie- of voorschotaanvraag is, dan zal deze brief terecht komen in lijst op het scherm voorschotaanvraag. (3.3.5.3)
Deel 1, 2 en 3 komen overeen met drie verschillende bladzijden. Voor een brief die uit twee pagina’s moet bestaan, zal deel 1 en deel 2 ingevuld worden.
Indien een deel langer is dan één enkele pagina, zal er bij het afdrukken een nieuwe pagina genomen worden bij het begin van deel 2.
De inhoud van elk van de delen is eigenlijk een template. In dit template kan gewerkt worden met briefcodes.
Op de eigenlijk afdruk, worden deze codes dan vervangen door de corresponderende gegevens, bijvoorbeeld de naam van de eigenaars, het adres,...
Bijlage 1: Lijst met briefcodes, bevat de volledige lijst met codes.
In het voorbeeld staat links bovenaan de gegevens van de eigenaar. Om aan te geven dat het om een briefcode gaat, moeten er &-tekens rond de code geplaatst worden.
Deze zullen dan bij het opvragen van de brief vertaald worden.
&xe_naam& wordt de naam van de eigenaar, &xe_adres& het adres van de eigenaar,...
Brieven: Layout - Algemeen
Om een aantal extra mogelijkheden toe te laten, met betrekking tot layout, lettertypes, ... kan gebruik gemaakt worden van rtf-bestanden. Deze kunnen bijvoorbeeld gemaakt worden in MS-Word, WordPad, ...
Voor elk deel van de brief kan een rtf bestand doorgestuurd worden naar de server. Dit kan door op bladeren te drukken en het gewenste bestand te selecteren. Daarna dient u eveneens aan te vinken welk deel aangepast moet worden. Door op de knop opslaan te drukken, rechts onderaan, wordt het bestand doorgestuurd.
De opbouw van deze rtf bestanden gebeurt eveneens aan de hand van de briefcodes. De brief die u wenst te bewerken kan gekozen worden uit de lijst.
Indien er een bestand doorgestuurd wordt, houdt het programma geen rekening meer met de gegevens die ingevoerd werden onder ‘Inhoud Deel 1, ‘Inhoud Deel 2’ en ‘Inhoud Deel 3’ van de briefinstelling. Om een bestand te verwijderen en terug met de genoemde velden te kunnen werken, moet als volgt tewerk gegaan worden.
- Veld bij betreffende deel, bijvoorbeeld Deel 1, blanco laten
- Veld aanvinken
- Opslaan
Brieven: Aanwezigheidslijst
Op de aanwezigheidslijst kan erboven en onder de namenlijst een tekst ingevoerd worden. Deze is afkomstig uit tekst(bovenaan) en tekst(onderaan).
De andere velden bepaalde de breedte van de verschillende kolommen. De breedte wordt telkens uitgedrukt in millimeters. De breedte van de sleutel kolom wordt gebruikt voor alle sleutels die opgenomen worden op de aanwezigheidslijst. (3.3.2)
Brieven:Afrekening
De werking en instelling van de brieven voor de afrekening zijn analoog. De afrekening bestaat dus uit een begeleidende brief en het eigenlijk gegevens gedeelte. Beide delen kunnen opgesteld worden zoals bij de algemene brieven uitgelegd werd. (3.3.4.3) De begeleidende brief wordt aan de hand van Deel 1 opgesteld, Deel 2 komt net boven het deel met de algemene kosten, terwijl Deel 3 onder het financieel overzicht komt.
Bij de afrekening is het mogelijk dat de eigenaar een bepaald bedrag moet terug krijgen. Voor dit geval werd Deel3b voorzien.
Indien het eindresultaat positief of nul is, wordt Deel 3 opgenomen in de afrekening. Bij een negatief bedrag, wordt Deel 3b opgenomen.
Naast de drie delen, zijn er ook nog een groot aantal velden instelbaar. Het gaat hier om de velden die gebruikt worden in de tabellen met de algemene kosten, de individuele kosten en het financieel overzicht. Bijlage 2 toont waar de velden precies gebruikt worden.
Voor de afrekening kan eveneens gebruik gemaakt worden van rtf bestanden. De werking is volledig analoog als bij de layout van de voorschot aanvragen en dergelijke.