Werking Last updated: 2020-05-06

Scanning van aankoopfacturen 

1. in het dossier-specifiek gedeelte zouden we een extra programma voorzien “Afdruk etiketten tbv scanning”. Dit programma produceert etiketten met een barcode en volgnummer op voor de aankoopfacturen. Alle informatie die wij nodig hebben zit in de barcode. Ook in dat gedeelte moet de locatienummer ingevuld worden (noem het een dossiernr), hiermee weten we over welk syndic-dossier het gaat. Deze waarde is éénmalig in te stellen en moet uniek zijn.
2. Wanneer aankoopfacturen binnenkomen per post kleeft u een passend etiket op.
   
   
3. u scant de facturen (u mag ze in bundel en dossiers door elkaar scannen) en mailt ze als pdf naar syndicxxx@ccmail.be
   
   
4. de scanserver ontvangt de facturen (pdf); splitst ze, sorteert ze en plaatst ze in een map specifiek van het juiste syndic-dossier. Na een 5 minuten is de verwerking af.
   
   
5. Men gaat naar “ingeven aankoopfacturen” in een syndic-dossier. Men drukt “nieuw” (dus voor ingeven van een nieuwe aankoopfactuur); de computer kijkt of er een scan aanwezig is met als nummer de laatst ingeboekte factuur + 1. Zo ja toont het programma een pdf-symbooltje om er op te wijzen dat er een scan aanwezig is. Klik je er op , dan zie je de pdf van de factuur. Hier is het interessant een groot scherm te hebben zodat de pdf naast het inboekscherm komt.
   
   
6. In een latere fase: is er twijfel over een factuur, dan ga je naar “Historieken op scherm” en zo kan je via de leverancier een lijst krijgen van zijn facturen en wanneer er een scan is komt een pdf-symbooltje ernaast zodat je de pdf kan opvragen.
   
   

Om dat op punt te zetten voor jullie voorzien we een drie dagen werk, dus de setup kost een 500 Euro. Daarnaast is het 199 Euro per jaar per 1000 facturen. Dus als een syndic 50 facturen per jaar zou hebben, dan is dat goed voor 20 gebouwen.